工作無法持續專注？唐鳳也推番茄鐘工作法，提高專注力讓工作更有效率

25分鐘＋5分鐘的番茄鐘工作法

如果你將最長作業時間設定為兩小時，投入相同工作不超過這個時間，就能提升工作成效。只不過像我自己是屬於無法持續專注的人，所以兩小時對我而言有點長。保持專注力的技巧當中，「番茄鐘工作法」（pomodoro technique）是一種有助於推展工作的時間管理法。做法是設定一項工作的執行時間最多為25分鐘，接著休息5分鐘後，再度工作25分鐘。進行四組「25分鐘＋5分鐘」後，就進入20至30分鐘的較長休息時間。

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這是1980年代後期，由義大利創業家弗朗西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）所發明的方法，因為是能有效提高專注力和成效的技巧而廣為人知。在嘗試這項技巧之前，我一度覺得25分鐘太短，但實際執行後卻能百分之百專注於工作上。即使情緒低落不想工作，想到「只需要25分鐘」，就能讓我產生「先做一點再說吧」的意願。目前我是利用Apple Watch 的應用程式「Focus Timer」，來執行番茄鐘工作法。因為25分鐘一到就有震動提醒，所以我不必擔心如何測量時間。

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提升工作效率的心態和技巧

另外，你也能在平日工作中下一點點工夫來提升效率，下面讓我分別介紹心態和技能兩方面的方法。首先在心態上，你可以多留意「逆算思考」和「期待值」。 逆算思考是指先設定工作目標，然後思索抵達目標前必須經歷什麼樣的過程。如果不先設定目標就做下去，很容易多做沒必要的事。其次是意識到他人工作的期待值來行動。期待值，意指工作委託人所尋求的品質。

就拿速食店來說，你除了希望食物好吃，最主要的要求還是盡快供餐；但若是高級餐廳，你或許會尋求能安靜享受美味料理的時間和空間，而非快速上菜。 所有的工作都有各自的期待值。你向主管或客戶報告時，必須考量對方究竟是想要你口頭傳達、寄送郵件或提交書面報告。如果口頭報告就能解決，你卻非要準備報告文件的話，只會白白浪費時間。

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再來是技能方面，最重要的是能快速又準確的打字。就以日語文書處理檢定考試來說，最低也該以二級標準為目標，亦即十分鐘內打出五百個字。你可以先以兩百字為目標來練習，這是一般工作上不難達到的水準。（按：以上所述為日本的考試情況。若以企業人才技能認證［TQC］中文輸入認證科目為例，實用級為每分鐘輸入十五至二十九字、進階級每分鐘輸入三十至七十九字、專業級為每分鐘輸入八十字以上。）

另外，也要記住Excel和Word中常用的快捷鍵，目標是要讓滑鼠的操作量減少一半。例如： Ctrl鍵＋C：複製文字。Ctrl鍵＋V：貼上複製的文字。Alt鍵＋Tab鍵：切換視窗。除了上述的基本快捷鍵，還有結合Ctrl＋Shift鍵等應用快捷鍵，這些都有助於加快作業進度，只要在日常工作中多留意一點，就能維持專注力，逐步提升作業效率。