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「開會」總是沒效率？跟著 Netflix 學習 掌握高效會議３原則！
by Cheers快樂工作人雜誌-更新
text/cheers,photo/Unsplash
你知道嗎？高階主管平均每週花23小時在會議上。《會議的驚人科學：如何帶領團隊達到顛峰表現》作者史帝文．羅吉伯格（Steven G. Rogelberg）研究發現，這約等於有兩天半的工作日都在開會。
而驚人的是，這項研究顯示，其中有8個小時是「毫無效益」，有90％的人表示曾在會議上胡思亂想，73％的人坦言他們用會議時間做其他事。
若詢問基層員工，絕大部分的員工都會回答：「最討厭開會了！」因為員工覺得會議「與我有關係嗎？」或者無法在會議中獲得滿足。有「科技狂人」之稱的特斯拉CEO伊隆馬斯克（Elon Musk）也曾經說過，「開會是人們不工作時才會做的事。」
從創業家、高階主管到基層員工，沒有一個人喜歡會議，偏偏會還是一直開個不停。到底原因為何？
會議沒效率原因1：會而不議
根據辦公家具品牌Steelcase 的「職場指數報告書」，82％的成年上班族幾乎把三分之一的時間花在正式或非正式會議上，卻又沒有真正討論出應該進行的議程與方案。
問題在於如今的會議空前的多：「會前會」、「團隊建立」、「晚餐會」等巧立各種名目的會議，只是讓上班族陷入多重會議的惡夢。
尤其是新冠肺炎盛行，若是對數位工具運用不熟悉，視訊會議只會拖慢開會效率。就有工作者製作「迷因」梗圖，諷刺「遠端會議」彷彿「通靈」，光是花在確認對方「看得見嗎？聽得見嗎？聽得懂嗎？」就得花上大半時間。
為了避免「會而不議」的現象反覆出現，馬斯克在2018年寄給特斯拉員工的公開信中提到：「過多的會議將會成為公司的麻煩，而且開愈多會，情況只會愈來愈糟。」他要求主管：「請免去任何大型會議，除非你確定這個會議能夠為聽眾創造極大的價值，否則請簡而言之。」
會議沒效率原因2：議而不決
會議當然可以不是偷走工作時間和效率的「陷阱」，應該是企業「變革」的重要渠道。然而當會議中出現爭論，甚至無法擺平爭端時，一旦會議主持人「以拖待變」，這就會導致會議開完了，卻沒有任何決定性的結論。
還有一種陷阱句是：「我覺得這方案挺好，回去我會跟主管研究看看可行性。」這代表「擁有決策權的人」並不在這場會議，那麽這場會可說是白開了。
另外一項「議而不決」的陷阱，是會議的主要決議是「再開另一次會」。這反映出討論的議題一開始就不對，才會陷入當下難以決策的困難中。
即使會議中出現爭吵，最終都應該有結論，而且結論必須非常明確，能夠指示「誰」應該完成「什麼」事。最簡單的原則：離開這場會議，每個人都清楚如何進行下一步工作。
會議沒效率原因3：決而不行
《自然》（Nature）期刊談到「高效率開會的11個步驟」（The 11-step guide to running effective meetings）時，就提醒會議中一定要有會議記錄和待辦事項追蹤，以免發生「決而不行」的問題。
模擬兩可的結論會讓團隊無所適從，明確的結論才能引導團隊向前行。當有些討論沒有下文，又確實重要時，可以列為「待辦事項」處理。最好還能指示確切的預計完成日期和當責人員，確定何時追蹤進度。
一項簡單的解決辦法，是完成會議紀錄。給予會議中的人員「明確指示」，分發給與會人員後，就能確保每個人的行動。會議紀錄最好在24小時內完成，最遲次日應將會議紀錄發給與會者。
做好會議紀錄還有個好處，就是能說服別人這項會議有所成效，而不是默默開完，卻無人知曉進度。
Netflix 怎麼建立高效會議？
天下雜誌出版的《零規則》一書中，透過Netflix創辦人暨執行長海斯汀（Reed Hastings）與歐洲工商管理學院教授梅爾（Erin Meyer）的對話，研究Netflix在強調「自由與責任」的企業文化中，怎麼提煉出讓組織快速反應、持續創新的原則。
不可或缺的一環就是「會議」。Netflix究竟如何高效開會？這與Netflix獨有的「自由與責任」企業文化一脈相承，如何在會議中讓與會者享有「自由」？怎麼明確定義會議中每個角色的「責任」？
參與會議應該：即時回饋，誠實為第一原則
「絕對誠實」是Netflix獨步全球的一項企業文化，這也是會議的第一準則。因為正確的評語比起正面的評價更能讓人進步。職場上，大多數員工都想說真話，只是對於開口向更高階層的老闆或主管表達真正感受時，仍然感到很不自在。
Netflix的內容長泰德（Ted Sarandos）常被外界形容為當前好萊塢最重要的人物。2014年，他挖角了布萊恩（Brian Wright）製作青少年內容，布萊恩還記得他第一天加入Netflix時，就看到泰德在會議中坦然聽取員工回饋的經過。
當泰德在會議中說明某部影集的發行事宜時，有個位階低了他四級的員工中途打斷他：「你沒搞清楚授權協定，那麼做行不通。」布萊恩簡直不敢相信，這在他過去的職涯經驗中，簡直等於職涯自殺。
泰德的反應是什麼？結束會議後，泰德走向這名員工，拍拍他的肩：「開會很愉快，謝謝你今天的貢獻。」布萊恩在一旁看得目瞪口呆。
當主管清楚展現鼓勵員工誠實回饋的態度，並以行動表示肯定，這是讓會議能迅速推動、並且有所結論的絕妙法門。
注意！誠實回饋的企業文化，不表示每個人可以暢所欲言、不必考慮你的話對別人的影響。
恰恰相反，Netflix堅持與「有能力的混蛋」說再見，每個人都必須遵從以下的原則發言：在給予回饋時，必須「以協助為目的」、「可實際執行」。如果收到回饋，則要「表達感謝」或說明「採納或捨棄」。常見的情況是，不要在生氣的時候提出批評，還有，用平和的語氣提出改正的建議。
主管應該：放寬更多權限，決策充分授權
開會的時候，主管最好放手。因為「生活滿意度」與「工作職場的信任度」兩者呈現高度相關，當員工感覺受到信任，就會覺得自己應該為公司提出建議或回饋。
Netflix以高階主管少做決策為傲。它的「分散決策模式」（dispersed decision-making model）不是單向的上對下，而是相信所有員工都能自己決定、自己負責，公司效率才能最好、也最能創新。這種模式已經深入到企業基因裡。
Facebook 營運長雪柔．桑德伯格（Sheryl Sandberg）曾花了一天跟Netflix創辦人暨執行長海斯汀一起工作，旁聽他的所有會議和一對一面談。事後，雪柔告訴海斯汀她的心得：「跟著你一整天，我看到最驚訝的是，你一個決策也沒做！」海斯汀非常高興，他說，「我們的座右銘是員工要做什麼，不必經過主管核准，但是務必要讓主管知道正在進行的事。」
有一個實例發生在義大利。保羅是行銷專家，曾在電視台工作，後來加入Netflix，負責義大利的節目廣告。他確信義大利人很愛黑幫影集，為了宣傳Netflix原創影集《毒梟》，他的提案可能得動用義大利所有的行銷預算。而他的上司韋斯特（Jerret West）是常駐新加坡的美國人，保羅擔心上司可能會不理解他的點子而否決提案。
開會時，保羅鼓起勇氣，向主管提出想討論他的《毒梟》提案，而韋斯特的回答讓他不敢相信：「哪個環節你特別想討論？保羅，決定權在你。」在 Netflix，主管開會時授予每位員工充分決策，相信這更能發揮個人才能。
主持人應該：學會關鍵兩問，加速 會議 討論
帕蒂（Patty）在1998年至2012年期間擔任Netflix的人資長。帕蒂作為「Netflix文化簡報」的共同開發者，也是《零規則》一書的指導原則，這份關於Netflix高績效文化的總結被雪柔．桑德伯格稱為「可能是矽谷最重要的文件」。
身為人資主管，帕蒂經常主持Netflix的高級主管會議。她認為，會議中主持人的角色非常重要。她在接受訪問時，很堅定地表示：「我在Netflix扮演的最重要角色，是在每次高管會議結束時，詢問『今天我們在會議室裡做了什麼決定？（如果我們做了）我們要如何傳達這些決定？』」
這是著名的「帕蒂的離別問題」，在Netflix內部廣為流傳。她舉了一個例子，清楚說明她是如何將這些簡單的準則付諸行動。在這個案例中，這兩個問題幫助團隊意識到他們正在考慮一個決定，但實際上還沒有做出決定。
有主管在會議結束前總結：「我們決定花5,000萬美元做這件事。」
帕蒂說：「不不不，不不不。我們決定『考慮』花5,000萬美元在這上面。」
主管說：「但如果我們不告訴員工已經決定了，我們就不誠實。」
帕蒂回答：「直接告訴他們，我們還沒有決定。」如果員工想知道為什麼主管還沒有決定，就說明「我們認為在做出決定前，還有更多的事情需要了解。」
Netflix的經營哲學可以靈活用在職場的任何情境，而開會又是最經典的環節。原則只有3個關鍵字：誠實、賦權、確認。當你的下一次會議結束時，再次確認看看，是否已經回答了「帕蒂的離別問題」？
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