LIFESTYLE職場
開會只是浪費時間？這些公司乾脆禁止員工開會，還能高效工作
by Cheers快樂工作人雜誌-更新
text/cheers,photo/Unsplash
Facebook創辦人馬克・祖克柏2020年6月受訪時曾經表示，如果恢復到班工作「每週三不能開會」。雖然Facebook的母公司已經變成Meta，Facebook何時恢復到班也不清楚，但週三不開會的目標，已經有人先做了。
由Facebook共同創辦人達斯廷．莫斯科維茨一手打造的專案管理工具Asana公司，早在2013年就已經實施週三不開會（簡稱NMW）的原則，目標是讓大家在週一回來上班兩天後、或連續開會兩天後，能在週三喘口氣，好好整理手上的工作，也有時間準備週四、週五的會議轟炸。當然，也有其他企業仿效，推出「週四不開會」的主張，但成效都沒有Asana來得好。
Asana的營運長雷孟迪說，他們自己的全球調查顯示，原來開會已嫌浪費時間，但在新冠疫情爆發後，因為隨時隨地都能「開會」，不必要的會議時間，反而每週持續增加一小時。這讓週三不開會禁令顯得更為重要，對於Asana的設計師、程式師、客服人員，不開會都非常重要，這樣才能有屬於自己的、不被打斷的時間。
當然，還有比Asana更積極「消滅」會議的公司，那就是完全禁止「開會」的媒體公司TheSoul Publishing。
TheSoul Publishing訂閱人數號稱超過10億，是全球觀眾量最大的媒體之一，約有2,000名員工，來自約70個國家。營運長馬內德夫說，開會就好像「長」字輩主管的大型訓話發表會，台上一個人講，底下少數人認真聽，多數打瞌睡或玩手機。他強調，對TheSoul Publishing這種員工分布全球、各個時區都有的公司，「異步溝通」更為重要。
不開會，那要怎麼溝通？
TheSoul Publishing的工作方式是透過「留言板」，現階段使用Slack平台，各地創作者、動畫師、工程師碰到問題，就在所有人都能看到的留言區留話，然後相關人等上工後再留言答覆，回覆後再接著處理。
因為TheSoul Publishing的溝通方式講求完全透明，因此他們連內部電郵都禁止了。公司選用Slack平台，資訊、討論都要在Slack上發表。這樣做的原因，馬內德夫解釋，內部電郵往往只有少數人能夠收到，其他必須知道、但卻沒被CC到的人，還得花時間探究一番，不如全禁了。有事公開說、大家都知道。
相較於Asana這樣的極端案例，其他只禁某天開會的公司，事實上也能產生很大的「紅綠燈」效果。美國北卡羅萊納大學夏洛特校區教授史帝文・羅吉伯格觀察，會議之所以浮濫，是因為科技發達，大家一卡關，就發開會通知，好像人愈多、愈能解決問題。
但事實上，體驗過「禁止開會」的員工告訴《BBC》，如果公司禁止某天開會，那前一天卡關的人，反而能在「禁會」當天靜心思考，等到隔天可開會時間，反而發現沒有開會必要了，因為問題已經解決。擔任TheSoul Publishing平台夥伴管理的副總裁波崔爾就說，TheSoul Publishing的開會禁令，反而能讓大家先思考自己能做的解決方法，在發掘過程中，往往恍然大悟，原來根本不需要開會啊！
什麼時候才需要開會？
確實，就算連號稱禁止開會的TheSoul Publishing，也有兩種例外：
- 01. 員工面對工作難題，如果窮盡所有方法都找不出答案時，才能在開會至少24小時前發出通知，而且必須先準備好題綱與議程。
- 02. 只能邀請必要人員參加。營運長馬內德夫打趣說，通常只有兩個人與會，而且時間不超過30分鐘。
最後，也是最重要的第3點：提出開會邀請的人負責整理會議記錄，然後公開到平台上，讓其他人也能知道會議內容。如果是ZOOM會議，更可以直接貼影音檔，免去筆誤與誤解。做到以上3點，就能讓團隊進度相同，就算異步溝通，還是能同步工作。
但現階段而言，不論是TheSoul Publishing或Asana，能夠不開會的只有內部員工，對外溝通還是必須開會，因為其他公司沒有不開會的文化。因此，致力於提升會議品質的英國公司Meeting Magic就說：「關鍵不在剷除會議，而是讓會開的有意義。」
關鍵是，會前必須做好準備，只把必須合作的部分提報會議討論；其次是，開會不是政見發表或卸責大會，要有明確目標跟議程，大家才能在最短時間內達成共識，分頭進行下一步行動。
【 原文於此，本文由《Cheers快樂工作人》提供，未經授權，禁止轉載。】
延伸閱讀