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【職場輕鬆學】沒有重點的溝通,別怪屬下什麼都來問你!
by 張敏敏-更新
撰文/張敏敏 圖片/Getty
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我正在進行訓練課程的對焦訪談。
對方企業經理正在抱怨底下的小主管管理技巧差,無法獨立作業,「這些人,什麼事情都要來問我,連報個車資自己都沒辦法決定,他們真的得好好教育一下,老師,你要教一教他們該如何當主管。」我透過 Zoom 的畫面,全程看著他、聽他說話,在56分鐘的會議裏,主辦單位 HR 經理和專員,沒有人打開畫面,更誇張的是,連會議螢幕上的署名也都是假的,這一切彷彿想要和這次培訓做切割。將近一小時對話裏,我聽不到重點,也不曉得他到底真正要什麼,原定七小時課程,這位經理硬塞了將近60個人,想要安排目標管理課程,又要讓人員訓練教練技巧,但他也不想放棄時間管理這個主題⋯⋯我矇了,我也不敢自己做決定了。
我這一輩子都在學習如何整理自己的思路。
大學和研究所都是念傳播管理,我的專長和工作也需要做大量的聯繫和溝通。溝通表達要能做得好,腦中就得有清晰的畫面,腦中畫面的呈現會幫助我找到正確的詞彙,逐步地描述細節。當畫面也堆疊在對方腦中時,通常離完美溝通不會太遠。
這其中的關鍵就是得「重現場景」。也就是把我期待的成果予以視覺化,讓我可以跟著細節、跟著時序,把希望對方配合的事項具體地表達出來。我們很常看到當一個人在回想,或是想要描述場景狀況時,通常眼睛會望著上方,彷彿努力想在資料庫中,撈尋片段或記憶點。
「場景」是否能重現,關鍵在於得站在對方的角度去設想:「如果我是他,我會想什麼?」藉由進入對方角色,開始把大量訊息去蕪存菁,儘量刪減沒有必要的細枝末節,控制自己在溝通表達上維持一個主軸線,然後在對話裏順著這個主軸,增加其他重要枝節和訊息。這其中的重點就是,得釐清自己的頭緒,絕不能因為對方或其他因素而偏離主題。
或許是因為太習慣這樣的自我訓練,當我意識到得花56分鐘,去處理一個10分鐘可以搞定的事,我承認有時候我會急躁,但現在多了一份修練,因為我意識到對方對著我「拉拉雜雜」講了一堆,其實只是好心地想要提供我更多背景資料。我年輕時,不懂得照顧對方的感受,偶會有插嘴的習慣,語言中也難免對對方有所責備,常常,我會想要掌握話語權,加快溝通腳步。
但現在我不敢了,因為我知道一個人的工作氣質無法強求,也不能責備,我們能做的就是保持微笑,沒有痕跡的忍耐。但,可憐了他的員工。
這也是我希望在各個媒體專欄,持續以文字和更多人溝通,期待用文字療癒仍在職場上的你。我了解你日常的旋風工作如此之多,已經快要招架不住,而上司在訊息表達上,又思想跳躍,沒有重點,讓你無法聚焦。我了解你唯一能做的事,就是自保。你可能心想,反正什麼事情就問主管,責任就由他扛。他愛講,就讓他講個夠,他愛出一張嘴,我們就是等待指令,確定玩真的再動手。你也不願意這樣做,但這時不禁喪自己的氣,心理的魔鬼竄出頭,你想著:領人薪水,最多替人辦事,要付出其他更多的,別指望的⋯⋯。
當屬下變成惡魔,請問,誰的錯?屬下工作的樣子,其實只是反映主管的領導樣貌。表達沒有重點,決策沒有聚焦,言談中讓員工搞不清楚究竟是授權還是被冷凍,這樣能激勵出員工的潛力和熱情嗎?最終你我會發現,其實真正問題都是坐在前三排的人,要教育訓練員工?我想,先從自己的改變開始吧!
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