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【職場輕鬆學】沒有重點的溝通，別怪屬下什麼都來問你！
by 張敏敏-更新
撰文／張敏敏 圖片／Getty
我正在進行訓練課程的對焦訪談。
對方企業經理正在抱怨底下的小主管管理技巧差，無法獨立作業，「這些人，什麼事情都要來問我，連報個車資自己都沒辦法決定，他們真的得好好教育一下，老師，你要教一教他們該如何當主管。」我透過 Zoom 的畫面，全程看著他、聽他說話，在56分鐘的會議裏，主辦單位 HR 經理和專員，沒有人打開畫面，更誇張的是，連會議螢幕上的署名也都是假的，這一切彷彿想要和這次培訓做切割。將近一小時對話裏，我聽不到重點，也不曉得他到底真正要什麼，原定七小時課程，這位經理硬塞了將近60個人，想要安排目標管理課程，又要讓人員訓練教練技巧，但他也不想放棄時間管理這個主題⋯⋯我矇了，我也不敢自己做決定了。
我這一輩子都在學習如何整理自己的思路。
大學和研究所都是念傳播管理，我的專長和工作也需要做大量的聯繫和溝通。溝通表達要能做得好，腦中就得有清晰的畫面，腦中畫面的呈現會幫助我找到正確的詞彙，逐步地描述細節。當畫面也堆疊在對方腦中時，通常離完美溝通不會太遠。
這其中的關鍵就是得「重現場景」。也就是把我期待的成果予以視覺化，讓我可以跟著細節、跟著時序，把希望對方配合的事項具體地表達出來。我們很常看到當一個人在回想，或是想要描述場景狀況時，通常眼睛會望著上方，彷彿努力想在資料庫中，撈尋片段或記憶點。
「場景」是否能重現，關鍵在於得站在對方的角度去設想：「如果我是他，我會想什麼？」藉由進入對方角色，開始把大量訊息去蕪存菁，儘量刪減沒有必要的細枝末節，控制自己在溝通表達上維持一個主軸線，然後在對話裏順著這個主軸，增加其他重要枝節和訊息。這其中的重點就是，得釐清自己的頭緒，絕不能因為對方或其他因素而偏離主題。
或許是因為太習慣這樣的自我訓練，當我意識到得花56分鐘，去處理一個10分鐘可以搞定的事，我承認有時候我會急躁，但現在多了一份修練，因為我意識到對方對著我「拉拉雜雜」講了一堆，其實只是好心地想要提供我更多背景資料。我年輕時，不懂得照顧對方的感受，偶會有插嘴的習慣，語言中也難免對對方有所責備，常常，我會想要掌握話語權，加快溝通腳步。
但現在我不敢了，因為我知道一個人的工作氣質無法強求，也不能責備，我們能做的就是保持微笑，沒有痕跡的忍耐。但，可憐了他的員工。
這也是我希望在各個媒體專欄，持續以文字和更多人溝通，期待用文字療癒仍在職場上的你。我了解你日常的旋風工作如此之多，已經快要招架不住，而上司在訊息表達上，又思想跳躍，沒有重點，讓你無法聚焦。我了解你唯一能做的事，就是自保。你可能心想，反正什麼事情就問主管，責任就由他扛。他愛講，就讓他講個夠，他愛出一張嘴，我們就是等待指令，確定玩真的再動手。你也不願意這樣做，但這時不禁喪自己的氣，心理的魔鬼竄出頭，你想著：領人薪水，最多替人辦事，要付出其他更多的，別指望的⋯⋯。
當屬下變成惡魔，請問，誰的錯？屬下工作的樣子，其實只是反映主管的領導樣貌。表達沒有重點，決策沒有聚焦，言談中讓員工搞不清楚究竟是授權還是被冷凍，這樣能激勵出員工的潛力和熱情嗎？最終你我會發現，其實真正問題都是坐在前三排的人，要教育訓練員工？我想，先從自己的改變開始吧！
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