和上司/下屬經營人際關係好難？克服職場溝通障礙 2技巧、3方法超實用

職場上會發生溝通困難的原因，許庭韶認為，畢竟每個人的生命經驗不一樣，大家對於同一件事情的理解也不盡相同，如果加上得到的指令或訊息不夠明確時，各自解讀就容易產生誤解；情緒也可能是其中一個難題，比如心靈較脆弱者，卻處在高張力、高壓力、對方表達直接的情況下，可能就會產生自我質疑，反而無法順暢溝通，或辦公室內場面火爆，情緒激動導致討論焦點模糊，從而引發溝通不良；或者言者無心、聽者有意，在溝通過程中錯誤解讀對方訊息，覺得自己不受尊重，也可能產生溝通困難。

如何與人溝通？

個性內向或高敏感者，在職場溝通上尤其容易受挫，這樣的人在思考事情時，需與過去長期經驗做比對，無法立即接收反饋，也可能有太多東西想表達，卻不知從何說起。建議可在會議或報告前預做準備，把要表達的內容列出來，才不會當場腦筋一片空白，如果無法馬上回應，至少要練習表達「現在無法立刻做回應，但整理後會再報告討論」，讓別人知道自己當下的狀態；會議進行時，也可以隨時筆記，最後再和對方確認一次，以免做出錯誤情緒判讀。

當新鮮人試著融入職場時，她說：「公司會期待你有所貢獻，所以不能抱著自己還是學生來學習的心情，心態轉換很重要，也建議可以『閱讀空氣』，了解辦公室文化，可以幫助自己調適得更快。」若是主管階層，在對下屬溝通工作時，建議隨時掌握下屬進度與狀態，多些耐心、放慢節奏，將步驟交代清楚，並請對方複述確認，避免後續更大的溝通難題；倘設溝通的對象是上司，則秉持尊重的態度，也建議針對當前的事實做溝通，比如目前的進度如何、確認專案的急迫性優先程度、需要其他部門支援等，減少溝通阻礙。

減少溝通障礙這麼做

想讓對方順利接收自己的語言，許庭韶建議可以練習「Y-Y-S」，先複述對方的話並陳述事實，讓對方同意你的話語，心中產生Yes，當對方心中產生了多個Yes後，再提出建議（Suggestion），對方也會比較容易接受，比如對方很急切，馬上需要一個答案，可以試著回應：「我知道你現在很急，我明白你的困難，但我如果一直講這通電話，就沒辦法幫你找出相關資訊，能不能等我一下，十分鐘後再回電呢？」

另外若用命令或壓迫式的語氣，可能令人不快，比如一份企劃的完成期限是後天，可以試著詢問：「我們可以明天晚上完成嗎？或是後天早上完成呢？」提供選項讓對方有選擇權，也會讓人較能接受。

如何處理負面情緒？

若在溝通當下，發現自己產生較激動情緒反應，可用以下步驟調節情緒：

1.停。

深呼吸緩和情緒，並暫時離開現場，處理自己的情緒

2.看。

看看自己和對方怎麼了，再看看自己到底想要的是什麼。

3.應。

不必然要承擔對方情緒，但可想想自己有什麼需改進的，再決定如何回應。

如此一來，能夠避免一時衝動，做出讓自己後悔的決定，也避免情緒失控傷人又自傷。如果當下沒能立即反應，後來卻越想越生氣，則建議建立下班的儀式感切換狀態，進家門後可以提醒自己「已經下班了」，或是去沖澡冷靜，待較緩和後再做自由書寫，思考其他可能的解決辦法，慢慢釋放負面情緒，讓自己心境平和。

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