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「1小時做完1天工作」真的做得到？執行這兩件事，保證讓工作效率翻倍、解決問題超迅速
by Benny-更新
Photo/TBS テレビ Facebook
文／佐藤將之《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？：亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》 出版社／采實文化
把加班時間可視化，避免加班常態化
日本多數企業目前都為了勞動方式改革而不得不處理加班的問題，因此我想利用這一小節來思考加班是什麼。
說起來，亞馬遜根本沒有「加班是美德」的觀念。豈止沒有這種觀念，更把加班的常態化視為一大問題。
一天只有二十四小時。時常加班的話，無法確保充足的睡眠，也無法保有和家人等重要的人愉快相處的時光。
而且，加班常態化凸顯出經營或管理上的失敗，因為要不是「員工之間並不清楚什麼事要努力到什麼程度」，就是「明知員工即便很努力也做不完交付的工作，卻毫無補救的辦法」。
話雖如此，亞馬遜在繁忙期也會在加班中渡過。其中，被稱為「Holiday Peak」的耶誕節前後幾週，更是營運部門一年中最忙碌的時期。亞馬遜會增加人員加班趕工，以妥善處理數量龐大的進出貨業務。
★「可容許的加班」和「不可容許的加班」
若讓我說的話，我感覺不論公司再怎麼三令五申，似乎都不可能突然做到「零加班」。因此，實際研究如何能減少加班可能比較有效。那麼，公司(及管理方)究竟該從何處著手呢？
首先，應當做的是「明確訂立公司對加班的容許範圍」。
這樣寫，我想一定有公司會說「我們已規定一個月不超過三十小時」。其實，只設定「一個月三十小時以內」的容許範圍並不夠。比方說，要再增加一項條件，如「一週× 次以內」等，目的是要防止加班常態化。
一旦陷入「加班很正常」的想法，不論再怎麼努力，加班都不會減少。對公司來說，最希望避免的其實是「加班常態化」，而不是「加班」。
明確訂立容許範圍後，接下來要做的就是「做出以日為單位的全體員工加班時間統計圖表」。條狀圖或折線圖都無所謂，試著讓每天的加班時間「可視化」。
這時，原本單以「一個月○小時」無法看出的「加班的真面目」，就會逐漸清晰起來。A在一個星期中最忙碌的兩天，星期一和五總是會加班三個小時。最後總計，一個月的加班是三十小時。
B則是星期一到五每天加班一．五小時，最後總計，一個月也是加班三十個小時。哪一個可以說是加班常態化呢？答案是B。像這樣「可視化」每日加班情形，即可一目了然以往一直被歸為同樣狀況的A和B的差異。
最後要做的是「建立能顯示加班『異常值』的預警機制」。例如，設定好「每月○小時以內、一個月× 次」的加班容許範圍，並在圖表中將超出此範圍的人標為紅色。乍看之下製作此圖表有點難度，但運用Excel 可以輕易的做出來。
★全部歸類為「一樣的加班」會產生不平衡感
A和B的比較不過是一個簡單易懂的例子，總之，每一家公司都有「可容許的加
班」和「不可容許的加班」。而且，我想實際上每家公司的界線可能都不一樣。即使如此，若公司內部未將「可容許的加班」和「不可容許的加班」明確劃分開來，結果就是被視為「一樣的加班」，使得員工之間產生一種不平衡感。
如果員工是受到優厚的加班費吸引而增加加班，那就有必要重新檢討加班費的給付機制。否則，在實務現場做到「明確訂立容許範圍↓可視化↓建立發現異常值的機制」，相信加班的情況會明顯逐漸減少。
確實做到「明確訂立容許範圍 可視化 建立發現異常值的機制」。
設定開會目標，不把開會變目的
那麼，取消像前一小節那樣徒勞無益的會議，改成充滿速度感、生產力高的開會方式，該重視哪些事呢？接下來將舉出幾個我認為很重要的重點，雖然其中有些感覺不是「單憑個人就能決定的」，但花點心思，設法向理想會議靠近一點就可以了，不是嗎？也許你會覺得：「那不是廢話。」不過實在有很多會議並未徹底做到這幾點。
雖然統稱為會議，但可以想到的目的五花八門。亞馬遜的會議大致可以想到以下幾種目的：
● 分享訊息的會議
● 討論對策的會議
● 一起拋出創意的會議
● 決定某件事的會議等
經常遇見「原本是為了決定某件事而開會，結果卻變成只是分享訊息」的會議，對吧？或者，也會參與到「明明要大家拋出創意，結果因為某人講話比較大聲，就依他的意見決定了」的會議。
在亞馬遜，絕不會有目的不明，或最後偏離目的的會議。之所以能做到這樣有好幾個原因，如「會議主席、與會者的角色劃分明確」、「建立能讓會議在時間內結束的環境」等(稍後詳述)，但「明示會議的目的」是最重要的第一步。
★決定「與會者會後的狀態」
所謂「會議的目的」，也就是「目標」。
如果是一小時的會議，那就是「一小時後與會者是什麼狀態」。比方說，假設「這場會議目的是決定某計畫的重要事項」，這時目標即為：「開完一小時的會議後，各與會者要能很快地根據決議，在各自所屬部門付諸下一步行動。」如果是亞馬遜，召集會議的人會透過內部系統事先告知與會者「這次會議的目的(即目標)」。而且主席(基本上就是會議召集人)會在會議開頭再次告知「這次會議的目的(即目標)」，有時候還會寫在白板上。
然後，所有與會者會在規定的時間內，朝著既定的目標全神貫注地開會。因此一小時的會議基本上不會拖成一個半小時。不過，偶爾會遇到「不能如願在時間內做出決定」的情況，因為有時深入討論後，就會出現「需要再研究和調查」的要素。遇到這種情況，亞馬遜的處理方式是「釐清需要日後再研究的要素，僅就那部分帶回去討論」、「這次會議能夠決定的就做決定」、「即使有下一次會議也會盡早開」。為什麼呢？因為亞馬遜很清楚，不這樣處理便無法進入下一階段的行動。
亞馬遜把「決定」看得很重，絕對不會讓「開會」變成目的，不如說，若能在很短的時間內開完會，所有人都非常歡迎。實際上也經常有原本預定一小時的會議，結果三十分鐘就達到目的，因而提早結束。因此，一開始先明示目的吧。
「與會者在會議結束後應當是什麼狀態？」
思考這件事並讓所有參加會議的人都明白，光是這樣也許就能讓「參加會議本身成了目的」的情況減少，或減少一些「儘管一直抱怨老是開會、很不想開，但又挺滿意這樣看似忙碌的自己」的人，和「未考慮第一線人員的忙碌開冗長的會議，然後充滿成就感地回家」的主管。
「與會者在會後應當是什麼狀態？」才是目的。
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